Evrak Şefliği
1. Kaymakamlığa posta veya elektronik ortamda gönderilen;
kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca elden getirilen
her nevi dilekçeyi kabul etmek ve İmza Yetkileri Yönergesi gereğince yetki verilen
görevlilerin havalesine ve imzasına hazırlamak, imzalanmasını takip etmek ve ilgili
yerlere intikalini sağlamak ve sonuçlanmasını izlemek,
2. Gelen evrakın niteliğine göre hangi görevli veya görevliler tarafından
2. Gelen evrakın niteliğine göre hangi görevli veya görevliler tarafından
ilgili birim veya mercilere havale edileceği, kaymakamlıkça çıkarılan İmza Yetkileri Yönergesi ile belirlenir.
3. Özellik taşıyan evrak; çalışma gün ve saatleri dışında, posta yoluyla,
3. Özellik taşıyan evrak; çalışma gün ve saatleri dışında, posta yoluyla,
güvenlik güçlerinin haberleşme görevlileri tarafından kaymakamlara
veya bunlar adına yetki verilen görevlilere teslim edilebilir.
4. Elektronik ortam haricinde normal evrak masası görevlilerine gelen evrak ve
4. Elektronik ortam haricinde normal evrak masası görevlilerine gelen evrak ve
dilekçeler, elektronik ortamda kaydı yapılarak, kaymakamlık birimlerine ait olanların
taraması yapıldıktan sonra elektronik ortamda havale ve imza için yetkilisine sunulur.
5. Özellik taşıyan ve değerli evraktan elektronik ortam haricinde gelenler,
5. Özellik taşıyan ve değerli evraktan elektronik ortam haricinde gelenler,
gidecekleri yerlere göre ayrılır ve havalesi yapılır. Kaymakamlık birimlerine gönderilen
evrak, yetkili amirin uygun görüşü ile taraması yapıldıktan sonra, elektronik ortamda ilgilisine havalesi yapılır.
6. Evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulamak ve hazırlamak,
7. Havalesi doğrudan kaymakam tarafından yapılacak evrak, şefi tarafından ayrılır.
6. Evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulamak ve hazırlamak,
7. Havalesi doğrudan kaymakam tarafından yapılacak evrak, şefi tarafından ayrılır.
Tereddüt halinde ilçe yazı işleri müdürünün görüşüne başvurulur.
8. İsme gelen veya elden verilen evrak, havale edildikten sonra
8. İsme gelen veya elden verilen evrak, havale edildikten sonra
evrak servisine verilir ve bu maddenin birinci fıkrasındaki işleme tabi tutulur.
9. Kabul ve ayırma, normal evrak, gizli evrak ve dağıtım masalarına ayrılır:
9. Kabul ve ayırma, normal evrak, gizli evrak ve dağıtım masalarına ayrılır:
elektronik ortamda ve elektronik ortam haricinde gelen evrakın
alınması, açılması ve ayrılarak ilgili masalara aktarılması,
10. Normal evrak masasında; elektronik ortamda ve elektronik
10. Normal evrak masasında; elektronik ortamda ve elektronik
ortam haricinde gelen normal evrakın ve dilekçelerin yetkilisince havalesi
ve imzalattırılması ve kaydını yapmak,
11. Kaymakam tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
11. Kaymakam tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Tel : 0 432 712 20 01
Faks : 0 432 712 21 47
E-posta : kaymakamlik@ozalp.gov.tr
Web Sitesi : www.ozalp.gov.tr
